Sistem pengajuan Perjalanan Dinas online

Pada era yang serba digital dan terintegrasi serta untuk melaksanakan visi Universitas yaitu mewujudkan universitas yang inovatif, terkemuka di tingkat nasional dan internasional, maka dari itu kami (tim dari Direktorat Keuangan dan Unit terkait) berinisiatif untuk membuat sebuah program berbasis website yang mengakomodasi kebutuhan Bendahara selaku pembuat dan pengarsip Surat Perjalanan Dinas baik itu dalam negeri maupun luar negeri.

Inisiatif tersebut karena kami melihat repotnya para bendahara dalam membuat atau mengajukan Surat Perjalanan Dinas, mulai dari input data di Ms Excel sampai pengarsipan bukti pengeluaran untuk kemudian dipertanggungjawabkan/SPJ.

Nama dari program pengajuan perjalanan dinas tersebut adalah e-SPD, yaitu sistem pengajuan perjalanan dinas secara online dengan penyimpanan data secara digital. Dengan adanya sistem ini maka manfaatnya adalah :

  1. Pengadministrasian perjalanan dinas bukan lagi dengan cara yang konvensional,
  2. Alur pengajuan sudah terstandarisasi,
  3. Membuat pengontrolan anggaran lebih mudah dilakukan,
  4. Memudahkan penyiapan dokumen, tiket dan akomodasi perjalanan dinas karena bisa diakses dari manapun dan kapanpun,
  5. Semua bukti pengeluaran komponen perjalanan dinas seperti tiket pesawat, pemesanan hotel sampai transportasi lokal seperti taxi tersimpan dalam server dan bisa ditampilkan melalui sistem ini, untuk pertanggungjawaban keuangan.

Selain itu sistem ini juga sudah mengakomodir Perjalanan Dinas Luar Negeri dan Perjalanan Dinas menggunakan sistem pengikut.

Perlu diketahui sistem ini menjadi juara 2 dalam lomba inovasi yang rutin diadakan oleh Direktorat Sumber Daya Universitas Airlangga ( Airvation 2019). Oleh karena itu pada awal tahun 2020 sistem ini sudah mulai diimplementasikan di Direktorat Universitas Airlangga karena memang digitilasasi dan penerapan less paper harus diterapkan untuk menjadikan Unair sebagai kampus hijau ( Green Campus ) juga sebagai Smart Campus.

Jika ada pertanyaan seputar penggunaan Sistem Pengajuan Perjalanan Dinas bisa diajukan melalui email : rizkideddy@staf.unair.ac.id

Dibawah ini adalah screenshot dari aplikasi eSPD :

Written by 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *